تصدیقی دفتر میں دستاویزات پیش کرنے سے پہلے، ان کے پاس مناسب دستخط (صرف اصل دستخط) اور/یا سرٹیفکیٹ منسلک ہونے چاہئیں۔ تصدیقی دفتر کو پیش کی جانے والی تمام خط و کتابت میں ایک کور لیٹر اور مناسب فیس شامل ہونی چاہیے۔

یقینی بنائیں کہ ہر دستاویز اسٹیپل یا پیپر کلپ سے محفوظ ہے۔ ہم آپ کی دستاویز کے لیے صفحات کی تنظیم کا تعین نہیں کر سکتے۔

دستاویزات کی تصدیق کی فیس $ 10 ہے۔ 00 فی دستاویز (فی صفحہ نہیں)، دولت مشترکہ کے سکریٹری کو قابل ادائیگی۔ اگر ایک ہی ملک کے لیے ایک ہی تاریخ کو ایک ہی سرکاری اہلکار(نوٹری پبلک، ڈپٹی کلرک، وغیرہ…) کے دستخط شدہ کئی دستاویزات ہیں، تو فیس $ 10 ہے۔ پہلی دستاویز کے لیے 00 اور $ 5 ۔ ہر اضافی دستاویز کے لیے 00 ۔ $5 یا اس سے کم کی زائد ادائیگیاں واپس نہیں کی جا سکتی ہیں۔

دولت مشترکہ کے سیکرٹری کو چیک اور منی آرڈرز قابل ادائیگی بنائے جائیں۔

اب ہم صرف ملاقات کے ذریعے کارروائی کے لیے کھلے ہیں۔ آپ کو ہماری ویب سائٹ www.commonwealth.virginia.gov کے ذریعے ملاقات کرنی ہوگی۔ اور سرکاری دستاویزات پر جائیں اور پھر تصدیق کو چیک کریں اور اپائنٹمنٹ شیڈولنگ سسٹم کی ہدایات پر عمل کریں۔ ہمارا دفتر آپ کے لیے تقرریوں کا وقت طے کرنے کے قابل نہیں ہے۔ ملاقاتیں صرف ویب سائٹ کے ذریعے کی جا سکتی ہیں ۔

دستیاب ملاقاتوں کے اوقات پیر اور جمعرات کے درمیان ہیں۔ آپ اپنی ملاقات کے دوران 20 دستاویزات یا اس سے کم تک محدود رہیں گے۔ آپ کے دستاویزات درست ہونے چاہئیں تاکہ ہم ان کی تصدیق کر سکیں۔

محدود جگہ کی وجہ سے، ہم آپ سے درخواست کرتے ہیں کہ جب آپ اپنی ملاقات کے وقت پر پہنچیں تو آپ اپنی پارٹی کو دو سے زیادہ افراد تک محدود نہ رکھیں۔

اگر آپ کے پاس ملاقات کا وقت نہیں ہے تو آپ کو نہیں دیکھا جائے گا۔ کوئی استثنیٰ نہیں۔

تقرری کے اوقات صرف حلقوں کے لیے ہیں۔ کوریئرز اور اپوسٹیل/توثیق کرنے والی کمپنیوں کے ذریعے فراہم کردہ دستاویزات پر اپوائنٹمنٹ کے ذریعے کارروائی نہیں کی جائے گی ۔ کورئیر/توثیق کرنے والی کمپنیوں کے ذریعے فراہم کردہ دستاویزات کے لیے ایک ڈراپ باکس فراہم کیا جائے گا۔ ڈراپ باکس میں رہ جانے والی دستاویزات صرف میل کے ذریعے واپس کی جائیں گی۔ ہمارے پاس پک اپ دستیاب نہیں ہوگا ۔

آپ کو ایک کور لیٹر اور خود ایڈریس شدہ، پری پیڈ ریٹرن میلر (UPS، FedEx، USPS، وغیرہ) فراہم کرنا چاہیے۔ دستاویزات پر کارروائی کی جائے گی اور فراہم کردہ ریٹرن میلر میں 5 سے 7 کاروباری دنوں کے اندر واپس کردی جائے گی۔ گمشدہ معلومات/لاپتہ فیس یا غلط طریقے سے نوٹرائز/جاری شدہ دستاویزات کے نتیجے میں دستاویزات کو درست کرنے کے لیے واپس کر دیا جائے گا۔ مسترد ہونے کی وجہ دستاویزات کے ساتھ شامل کی جائے گی۔ مسترد ہونے کی پیشگی اطلاع فراہم نہیں کی گئی ہے۔

*نوٹ

جب آپ پہنچیں تو تمام دستاویزات کو تصدیق کے تقاضوں کو پورا کرنا چاہیے۔ براہ کرم مسترد کرنے کی ضروریات اور وجوہات کا بغور جائزہ لیں۔ اگر دستاویزات میں کوئی مسئلہ ہے تو ان پر کارروائی نہیں کی جائے گی۔ ایک اور اپوائنٹمنٹ طے کرنے کی ضرورت ہوگی یا ہدایات میں میل پر عمل کرنے کی ضرورت ہوگی۔

ہاں، ملاقاتیں پیش کی جاتی ہیں۔ دستیاب اوقات ذیل میں ہمارے شیڈولنگ لنک پر دکھائے گئے ہیں۔ تقرری کے اوقات انفرادی حلقوں تک محدود ہیں اور کمپنیوں یا کوریئرز کے ذریعہ طے نہیں کیے جانے چاہئیں۔

ہمارا دفتر تمام وفاقی اور ریاستی تعطیلات کے لیے بند ہے۔ موسم اور ہنگامی بندیاں "ورجینیا اسٹیٹ آفسز - رچمنڈ ایریا" میں تاخیر اور بند ہونے کے بعد ہوتی ہیں۔

ملاقات کا وقت طے کریں۔

فی ملاقات 20 تک دستاویزات قبول کی جاتی ہیں۔

محدود جگہ کی وجہ سے، ہم آپ سے درخواست کرتے ہیں کہ آپ اپنی پارٹی کو دو سے زیادہ افراد تک محدود نہ رکھیں۔

عمارت میں داخل ہونے والے تمام بالغ افراد کے لیے حکومت کی جانب سے جاری کردہ ایک درست شناخت درکار ہے۔

ہم تقرری کے دن ہی زیادہ تر تصدیقوں پر کارروائی کرنے کے قابل ہیں جب تک کہ وہ مناسب طریقے سے نوٹرائز/جاری نہ ہوں۔ اس ویب سائٹ پر موجود تقاضوں کو احتیاط سے پڑھنا یقینی بنائیں اور آپ کی ملاقات کے وقت سے پہلے تصدیق کریں کہ آپ کے دستاویزات درست ہیں۔

اگر کسی دستاویز کو صحیح طریقے سے نوٹرائز/جاری نہیں کیا گیا ہے، تو ہم تصدیق فراہم کرنے کے قابل نہیں ہوں گے۔

قبول شدہ دستاویزات کے بارے میں معلومات کے لیے براہ کرم دستاویزات کی اقسام کا صفحہ دیکھیں ۔

ہاں، دستاویزات ہمارے دفتر کو پروسیسنگ کے لیے بھیجی جا سکتی ہیں۔

پیکجوں میں بھیجے جانے کے لیے عمومی تبدیلی کا وقت 7-10 کاروباری دن ہے جب سے آپ دستاویزات بھیجتے ہیں - براہ کرم اسی کے مطابق منصوبہ بنائیں۔ ایک کور لیٹر ، دستاویزات واپس کرنے کے لیے ایک خود ایڈریس، پری پیڈ ریٹرن میلر، اور مطلوبہ فیس شامل کریں۔ ہم صرف 7-10 دن گزر جانے کے بعد دستاویز کی حیثیت کو چیک کرنے کے قابل ہیں۔

واپسی کے لفافے اور/یا ڈاک کے بغیر جمع کرائے گئے دستاویزات کو ریاستہائے متحدہ کی پوسٹل سروس کی طرف سے دستاویزات جمع کرانے والے شخص کو بغیر کسی ٹریکنگ کے، باقاعدہ ترسیل کے ذریعے واپس کر دیا جائے گا۔ 

اگر واپسی ڈاک میلنگ فیس میں $2 سے زیادہ ہے، تو دولت مشترکہ کے سیکرٹری کا دفتر دستاویزات کی واپسی سے پہلے ڈاک حاصل کرنے کے لیے درخواست کنندہ سے رابطہ کر سکتا ہے۔

اگر آپ FedEx، UPS، USPS Priority، USPS Express Mail، یا کوئی اور قابل ٹریک ایبل میل کیریئر استعمال کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ ٹریکنگ کی معلومات کا ریکارڈ ہمارے دفتر تک اور دونوں جگہ رکھیں تاکہ آپ ڈیلیوری کی پیشرفت پر عمل کر سکیں۔

کامن ویلتھ کے سیکرٹری کا دفتر ہمارے دفتر سے بھیجے جانے والے لفافوں یا پیکجوں کے لیے ذمہ دار نہیں ہے۔

ڈاک کا پتہ:

سیکرٹری آف کامن ویلتھ آفس
توثیق ڈویژن
1111 ایسٹ براڈ اسٹریٹ، 1سینٹ فلور
رچمنڈ، VA 23219

اس ویب سائٹ پر موجود تقاضوں کو احتیاط سے پڑھنا یقینی بنائیں اور دستاویزات جمع کرانے سے پہلے تصدیق کریں کہ آپ کے دستاویزات درست ہیں۔ اگر کسی دستاویز کو صحیح طریقے سے نوٹرائز/جاری نہیں کیا گیا ہے، تو ہم تصدیق فراہم کرنے کے قابل نہیں ہوں گے۔

قبول شدہ دستاویزات کے بارے میں معلومات کے لیے براہ کرم دستاویزات کی اقسام کا صفحہ دیکھیں ۔

ہمارا دفتر ڈاﺅن ٹاﺅن رچمنڈ میں پیٹرک ہینری بلڈنگ میں MCV ہسپتال کے پار 1111 East Broad Street, 1St Floor, Richmond, VA 23219 پر واقع ہے۔ عوامی داخلی دروازہ عمارت کے پچھلی طرف ہے۔ 

عمارت میں داخل ہونے والے تمام بالغ افراد کے لیے حکومت کی جانب سے جاری کردہ ایک درست شناخت درکار ہے۔

براہ کرم نوٹ کریں: ہماری عمارت میں پبلک پارکنگ نہیں ہے۔ کئی بلاک کی حد کے اندر سطحی لاٹ اور پارکنگ ڈیک ہیں۔ اپنی ملاقات کے وقت سے پہلے پارکنگ تلاش کرنے اور ہماری عمارت تک پیدل چلنے کے لیے کافی وقت دینا یقینی بنائیں۔

کوئی بھی تصدیق کی درخواست کر سکتا ہے۔ درخواست کنندہ کا دستاویز میں نامزد کسی بھی شخص سے تعلق ہونا ضروری نہیں ہے۔

براہ کرم ایک پری پیڈ، خود ایڈریسڈ شپنگ لیبل شامل کریں تاکہ دستاویز (زبانیں) کو باقاعدہ میل یا کورئیر سروس کے ذریعے واپس کیا جا سکے۔

کامن ویلتھ کے دفتر کے سیکرٹری کے پاس UPS کے ساتھ ساتھ FedEx ایکسپریس کے لیے روزانہ پک اپ کا شیڈول ہے۔ اگر آپ FedEx کے لیے "گراؤنڈ ڈیلیوری" استعمال کرنا چاہتے ہیں، دستاویزات پر کارروائی ہونے کے بعد، ہم پک اپ کے لیے FedEx گراؤنڈ سے رابطہ کریں گے۔

اگر آپ FedEx، UPS، USPS Priority، USPS Express Mail، یا کوئی اور قابل ٹریک ایبل میل کیریئر استعمال کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ ٹریکنگ کی معلومات کا ریکارڈ ہمارے دفتر تک اور دونوں جگہ رکھیں تاکہ آپ ڈیلیوری کی پیشرفت پر عمل کر سکیں۔

واپسی کے لفافے اور/یا ڈاک کے بغیر جمع کرائے گئے دستاویزات کو ریاستہائے متحدہ کی پوسٹل سروس کی طرف سے دستاویزات جمع کرانے والے شخص کو بغیر کسی ٹریکنگ کے، باقاعدہ ترسیل کے ذریعے واپس کر دیا جائے گا۔ 

اگر واپسی ڈاک میلنگ فیس میں $2 سے زیادہ ہے، تو دولت مشترکہ کے سیکرٹری کا دفتر دستاویزات کی واپسی سے پہلے ڈاک حاصل کرنے کے لیے درخواست کنندہ سے رابطہ کر سکتا ہے۔

کامن ویلتھ کے سیکرٹری کا دفتر ہمارے دفتر سے بھیجے جانے والے لفافوں یا پیکجوں کے لیے ذمہ دار نہیں ہے۔

اگر آپ کی دستاویز کو میل بھیجے ہوئے 10 سے زیادہ کاروباری دن گزر چکے ہیں، تو آپ اسٹیٹس چیک کرنے کے لیے ہمارے دفتر سے رابطہ کر سکتے ہیں۔ براہ کرم درخواست کنندہ کا نام (جیسا کہ کور لیٹر پر درج ہے)، منزل کا ملک، دستاویز بھیجنے کی تاریخ، اور اپنے پیکج کے لیے ٹریکنگ کی معلومات (اگر کوئی ہے) فراہم کریں۔ کو ای میل کی درخواستیں بھیجیں۔ notary@governor.virginia.gov